Contexte et Objectifs du Projet
Pour répondre aux besoins de gestion d’événements et d’inscription de manière sécurisée et centralisée, notre client souhaitait une solution en ligne simple d’utilisation pour un accès optimal aux informations, notamment pour la création d’événements, l’enregistrement d’institutions, et la gestion de participants. Ce système devait également permettre des extractions de données à des fins administratives et comptables, le tout dans une interface intuitive et sécurisée.
Solution Proposée
Nous avons développé une plateforme de gestion d’événements sur-mesure offrant une gestion fluide et sécurisée des événements, des institutions participantes et des participants, avec les fonctionnalités suivantes :
- Création et Gestion des Événements :
- Un espace dédié permet d’ajouter des événements avec tous les détails nécessaires (nom, description, lieu, date, etc.), avec des options pour associer chaque événement aux institutions participantes.
- Enregistrement et Suivi des Participants :
- Ajout et gestion des informations complètes de chaque participant (fonction, contact, paiement, accréditation, badge, etc.).
- Fonctionnalité de suivi des paiements et de génération automatique de factures et attestations pour une gestion financière simplifiée.
- Exploitation des Données :
- Exportation de listes d’inscrits au format XLS ou CSV pour des analyses détaillées (ex : liste de badges, liste des paiements effectués ou en attente, etc.).
- Notifications et Suivi par Email :
- Envoi automatique d’emails aux participants après inscription, incluant un récapitulatif des informations.
Infrastructure et Sécurité
La solution est accessible uniquement via une connexion Internet sécurisée et comprend :
- Un système de sauvegarde automatique avec restitution de données semestrielle.
- Un serveur sécurisé pour une consultation protégée des données sensibles et des accès réservés aux administrateurs.
Étapes de Développement
- Développement et Intégration des Fonctionnalités :
- Durée estimée de 35 heures pour l’intégration complète de la plateforme.
- Ajouts d’addons intelligents pour optimiser la gestion des événements et des participants, avec filtres avancés pour la visualisation et la recherche rapide.
- Tests et Ajustements :
- Des tests utilisateurs prévus à mi-juillet pour assurer le bon fonctionnement de l’interface.
- Correctifs et ajustements basés sur les retours utilisateurs dans les 10 jours suivants les tests.
- Formation et Support Client :
- Formation en présentiel (2 heures) pour les administrateurs.
- Mise en place d’un support technique pour les ajustements et améliorations futures.
Résultats et Avantages pour le Client
- Gain de temps dans la gestion des événements et des participants, avec une interface intuitive et des options de suivi avancées.
- Amélioration de la sécurité et de l’accessibilité grâce à une connexion sécurisée et un backup régulier des données.
- Évolution facilitée grâce à une architecture de plateforme modulable permettant d’ajouter facilement de nouvelles fonctionnalités si nécessaire.
