Contexte et Objectifs du Projet
Le Fonds Houtman, créé en 1989 en faveur de l’Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE), soutient des actions et recherches en faveur de l’enfance en difficulté au sein de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Dans le cadre de son colloque annuel de 2019, intitulé « Enfances et cultures : se mobiliser avec l’école et les parents », le Fonds Houtman a souhaité adapter sa plateforme de gestion d’événements pour répondre aux besoins spécifiques de l’organisation de cet événement.
Le défi consistait à :
- Modifier la programmation initiale de la plateforme pour s’adapter aux exigences uniques du colloque 2019.
- Actualiser et personnaliser certaines options de la plateforme pour une meilleure gestion des participants et des institutions.
- Améliorer l’interface utilisateur pour simplifier les inscriptions et le suivi en temps réel.
Développement et Améliorations Apportées
L’équipe de développement a réalisé les ajustements suivants pour le colloque :
- Mise à jour des formulaires d’inscription pour collecter des informations spécifiques aux participants, aux institutions et à leurs besoins particuliers en termes d’assistance ou de préférences.
- Personnalisation de l’espace institutionnel : chaque institution pouvait inscrire ses participants, avec des informations détaillées sur chaque individu (nom, fonction, institution, coordonnées).
- Intégration de fonctionnalités de filtrage avancées, permettant de trier les participants selon divers critères (institution, statut de participation, etc.).
Fonctionnalités Clés
- Export de listes : Possibilité d’extraction en format XLS et CSV des données pertinentes, facilitant la logistique pour la gestion des badges, la comptabilité et la vérification des inscriptions.
- Envoi d’emails automatisé : Un email de confirmation avec toutes les informations pertinentes était envoyé dès la validation de l’inscription.
- Sécurisation de la plateforme : L’accès se fait uniquement via un nom de domaine sécurisé, et la plateforme est accessible depuis un ordinateur, un ordinateur portable ou une tablette.
Défis et Résultats
La mise en place des modifications a permis au Fonds Houtman de gérer efficacement les inscriptions et les besoins des participants de manière structurée et intuitive. Les options avancées de filtrage et d’export ont particulièrement simplifié la préparation logistique pour le colloque, tandis que l’envoi d’emails automatisé a réduit les tâches administratives manuelles.
Conclusion
Grâce aux ajustements et améliorations apportés, la plateforme a pleinement répondu aux exigences du colloque « Enfances et cultures : se mobiliser avec l’école et les parents » de 2019. L’événement a ainsi bénéficié d’une organisation fluide, et les participants ont apprécié la facilité d’inscription et la communication efficace du Fonds Houtman.
